社内のコミュニケーションを円滑にしよう【業務でチャットを利用】

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男性

業務を効率的に行う

申請書を紙で運用していると、ワークフロー上、様々な問題が発生するものです。そこで、ワークフローシステムの導入をおすすめします。導入した場合のメリットや数多くあるワークフローシステムを比較する時のポイントや注意点を紹介しています。

PC操作

金融のイノベーション

フィンテックは金融と技術の融合を意味する造語です。その本質は、これまで人出に頼っていた業務の技術による置換であり、これによって金融の概念が根底から変質しかねない破壊的なイノベーションということも可能です。

テレビ会議

考慮すべきことがら

従来にはなかった新しいタイプの面接であるテレビ電話面接は、面接を受ける人が自宅にいながらにして面接を受けることができる利点があります。ですがテレビ電話面接を行う場合には事前に考慮すべきこともいくつかあり、テレビ電話をかけるスケジュールの調整なども必要です。

チャット

社内での意思疎通手段

電話やメールは様々な企業での業務で使われていますが、昨今のビジネス環境下ではそのデメリットも注目されています。このデメリットを解消する方法として、チャットを通信手段として活用する企業が増えてきており、様々な製品が登場しています。

男女

承認や決済などの業務に

ワークフローは仕事の流れを図式化したものを指します。最近はパソコンなどの進化により、ワークフローは電子化されて、ワークフローシステムを組めるようになりました。しかし、どのようなものを導入すればいいかわからない方もいるので比較していきます。

社内のコミュニケーション

チャット

電話やメールの次のツール

社内のコミュニケーションツールとしては、電話やメールが一般的です。しかし、最近では、業務でチャットを利用する、いわゆる、ビジネスチャットを利用している企業も増えています。その理由を裏付けるビジネスチャットならではの三つの特徴があります。一つ目は、スピーディな伝達が可能であることです。チャットでは、業務連絡などのメッセージを送れば、オフラインでない限り、相手にすぐに伝わります。しかし、メールでは、相手に読んでもらえるかは相手の都合次第で、スピーディさはあまり期待できません。また、メールの文化として、ある程度かしこまった文章を書く必要があることもスピーディさに欠ける要因です。その反面、チャットの文化は、カジュアルさが特色で、簡潔な用件だけでも全く問題ありません。二つ目は、相手の状態であるプレゼンスが把握できることです。チャットでは、相手が在籍中なのか、離席中なのか、ツールによっては、取込み中などの状態まで把握することができます。その状態に応じて、メッセージを送るべきかどうかを判断することも可能です。しかし、電話では、実際にかけてみるまで相手の状態がわからず、タイミングを計ることができません。三つ目は、複数相手のグループコミュニケーションが可能であることです。チャットでは、複数の相手をグループとして参加させることにより、同じメッセージを複数人で共有できます。また、複数の相手からそれぞれのメッセージを受け取ることもでき、結果的にグループディスカッションも行えます。しかし、電話では、基本的には1対1のコミュニケーションとなり、メールでは可能ですが、スピーディなディスカッションとなると限界があります。それでは、チャットだけで十分かと言うと、そうではありません。1体1の長引く業務用件なら電話の方が良いですし、社外連絡はまだメールが一般的で、業務により、それぞれの使い分けが重要になります。

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