社内のコミュニケーションを円滑にしよう【業務でチャットを利用】

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購買や出張旅費などで申請書を作成し、上長や管理部門長の承認後、経理で支払処理が行われるようなワークフローで運用している会社も多いと思います。しかし、申請書を紙で運用していると、上長の捺印をもらうために時間がかかったり、申請書を探すのが大変だったり、問題点は多々発生するものです。そこで、その問題点を解消するため、ワークフローシステムがよく利用されています。ワークフローシステムでは、申請フォームが自由に作成でき、今まで使用していた申請書と比較しても遜色ない申請書を再現することができます。また、上長などの承認者へメールで承認依頼があることを知らせることができ、空き時間に簡単なアクションで承認作業を行うことができます。どの承認者にどの順番で承認を得るかという承認ルートの設定も簡単にできるよう工夫されています。様々な検索条件で検索できますので、申請書を探す手間が軽減できます。ワークフローシステムには、数多くの製品があり、よく比較する必要があります。先程紹介した基本的な機能は、どのワークフローシステムにも備わっていますので、比較してもあまり差がないかもしれません。そこで、見やすさや操作のしやすさを重視すると良いでしょう。最近では、クラウドサービスとして提供されているものも数多くありますので、導入前に試しに使ってみて、製品間の比較をしてみるのも良いでしょう。忘れがちな評価ポイントとしては、外部データ連携が可能かどうかということです。いくら使いやすくても、現在使用している会計システムとの連携ができず、別途、入力する手間が発生してしまうことがないよう注意が必要です。

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